La digitalización ha revolucionado el ámbito de la gestión documental, una evolución que supone pasar de contar con archivos físicos y procesos manuales de búsqueda a funcionar a través de soluciones automatizadas que incorporan tecnología de vanguardia. Además de optimizar la organización y el acceso a la información, también agrega valor a nivel de la seguridad, la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo.
La prevención de riesgos es uno de los campos a los que la gestión documental más está contribuyendo, beneficiando tanto a colaboradores como empresas, subraya Rodrigo Mortara, gerente general de Despapeliza, firma chilena con operaciones en Estados Unidos, España y diferentes países de Latinoamérica, especializada en el desarrollo de soluciones de automatización documental inteligente para organizaciones. Su plataforma ha incorporado recientemente la IA para hacer aún más eficiente su desempeño.
“Una oportuna gestión documental asegura estar al día con la normativa, el cumplimiento de medidas estándares de seguridad, el control centralizado sobre la participación de colaboradores y supervisores para actualizaciones de información crucial y el almacenamiento adecuado para enfrentar auditorías y fiscalizaciones”.
De esta forma las organizaciones pueden evitar multas y bajas calificaciones en auditorías por falta de datos; hacer seguimiento a las medidas correctivas en los procesos mal evaluados; lograr una mejor gestión y custodia de la información, así como también un rápido acceso a grandes volúmenes de datos. Sus aplicaciones permiten validar la identidad en procesos de firma o asistencia a charla, e incluso hacerlo en zonas donde no hay conexión a internet.
La gestión de un documento digital es hasta treinta veces más barata que la de uno físico y el rastreo de documentos es inmediato en una biblioteca inteligente, estiman desde Despapeliza, cuya plataforma ha logrado entregar un servicio de vanguardia gracias a su alianza con Microsoft. “Tenemos acceso directo a lo último en innovación y tecnología para que nuestros clientes disfruten de estos beneficios en sus operaciones”, acota Mortara.
Automatiza los flujos de trabajo
La plataforma de Despapeliza se integra a cualquier software o herramienta que utilicen las empresas, y gracias a una interfaz sencilla y rápida, no se requieren de grandes desarrollos e inversiones en tecnologías de información y comunicación para consolidar operaciones libres de papel. La solución tiene la capacidad de crear o recibir documentos, mediante la integración con otras herramientas, que se encuentran en diferentes etapas y realizar la gestión necesaria para luego devolverlo a otro sistema o almacenarlo de forma segura.
Algunas de sus funcionalidades destacadas, diseñadas para optimizar las labores de prevención de riesgos, son: la configuración de alarmas y notificaciones asociadas a documentos, disponibilidad de formularios y plantillas inteligentes, filtros de búsqueda avanzados, firma presencial en dispositivo sin necesidad de una conexión a internet y métodos de validación de identidad por selfie, video o documentos de identidad.
“Hemos desarrollado una plataforma para gestionar en digital todo tipo de procesos, creando documentos desde cero con plantillas inteligentes, automatizando flujos de trabajo para aumentar la eficiencia de los procesos y optimizando el acceso a la información desde cualquier dispositivo en solo segundos”, señala Mortara.
El ejecutivo expone que los principales atributos de Despapeliza son la seguridad, pues cumple con los más altos estándares de protocolos y certificaciones internacionales; la innovación, con la integración de la inteligencia artificial para aumentar el soporte y la asistencia a sus clientes, y la personalización, pues sus usuarios pueden crear sus propias configuraciones a medida.
Equipo Prensa
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