Cuando una empresa confirma su presencia en una feria o en un congreso, el foco interno suele estar en el stand, las presentaciones y las reuniones agendadas. La logística de esos viajes de negocios queda para después, y muchas veces se resuelve con una única reserva grupal, como si todos los asistentes tuvieran la misma agenda. El resultado: noches de hotel que sobran para unos y faltan para otros.
En la práctica, una delegación reúne perfiles con necesidades muy distintas. Contar con una agencia de viajes que entienda esa diferencia permite planificar vuelos, alojamiento y traslados según el rol de cada persona. Agencia de Viajes Turavion acompaña este tipo de desplazamientos con una lógica simple: primero se define qué hará cada participante en el evento y, recién después, cómo y cuándo viaja.
Una delegación, varios perfiles de viaje
Antes de cotizar, el equipo de Turavion revisa con la empresa qué función cumple cada asistente, porque de eso dependen las fechas y el tipo de tarifa:
- Expositores: son quienes montan y atienden el stand, por lo que suelen llegar antes de la inauguración y quedarse hasta el desmontaje. Su estadía es la más larga y conviene cotizarla primero.
- Ponentes o panelistas: tienen un horario fijo en el programa y poco margen de error. Para ellos se recomienda llegar al menos el día anterior a su sesión, aunque eso implique una noche adicional.
- Equipo comercial: concentra sus reuniones en las jornadas de mayor afluencia y puede viajar en tramos más cortos. Su itinerario se ajusta a la agenda de citas, no a la duración completa del evento.
- Directivos: muchas veces asisten uno o dos días para encuentros puntuales. Coordinar su llegada con la del resto evita traslados duplicados y facilita que lleguen al día sobre lo que ocurre en el stand.
La matriz de la delegación, una herramienta para el travel manager
Uno de los problemas más frecuentes aparece cuando el organizador mueve una sesión, adelanta un panel o cambia el horario de cierre. Si la empresa no sabe con rapidez quién se ve afectado, termina modificando reservas de personas que no lo necesitaban o, al revés, dejando a un ponente sin tiempo para llegar a su sesión.
Para prevenirlo, Turavion recomienda trabajar con una matriz simple que cruce a cada participante con su rol, su día de llegada, sus turnos en el stand o sus sesiones y su fecha de regreso. Con esa información compartida, los especialistas de la agencia identifican de inmediato qué itinerarios se recomienda ajustar y cotizan las alternativas según las condiciones de cada tarifa. Además, el documento queda como base para planificar la próxima feria.
Lo que rodea al stand y al programa del evento
Además de vuelos y hoteles, una feria trae requerimientos logísticos que suelen pasarse por alto hasta el día del viaje. Turavion asesora a las empresas para anticipar los siguientes:
- Material y muestras: cuando parte del material del stand viaja con los expositores, es clave revisar con anticipación las condiciones de equipaje de la aerolínea, porque los excesos o los bultos especiales pueden tener costos y restricciones específicas.
- Traslados diarios al recinto: el horario de apertura concentra la demanda de transporte, por lo que coordinar con el proveedor salidas programadas desde el hotel evita que el equipo llegue tarde al primer turno o a una reunión agendada a primera hora.
- Actividades fuera del recinto: cenas con clientes o encuentros de networking requieren traslados nocturnos que conviene definir antes del viaje, considerando el punto de encuentro y la hora de retorno al hotel, sujetos a disponibilidad del proveedor.
- Regreso después del desmontaje: el último día suele extenderse más de lo previsto, por lo que reservar vuelos de vuelta con holgura reduce el riesgo de cambios de última hora y de penalidades asociadas.
Una delegación bien organizada rinde más en el evento
Ordenar el viaje en función de lo que hará cada asistente permite que el equipo llegue a tiempo, con su agenda clara y concentrado en lo que justifica el viaje. Con más de noventa años de trayectoria, Turavion combina rigor operativo y criterio humano para que una agencia de viajes deje de ser un proveedor de pasajes y se convierta en apoyo real en los viajes de negocios asociados a ferias y congresos.
Equipo Prensa
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