¿Busca el éxito de su empresa?: la clave es “despapelizarse”
- Ágil, moderna, eficiente, ordenada, así es una empresa que cuenta con un sistema que automatiza su gestión documental. Tendencia que va en aumento, porque Chile se caracteriza por ser “erly adopter”.
La imagen de una cajonera metálica con muchos compartimientos y carpetas en su interior es cosa del pasado. Esos archivadores metálicos se reemplazaron por discos duros, y hoy suscribimos boletas electrónicas, comprobantes digitales y todo tipo de documentos que pueden guardarse virtualmente en la nube. Así, hemos ido ‘despapelizando’ nuestros documentos personales y la misma tendencia aplica para empresas.
Dejar atrás el papel es deshacerse de una tradición mecánica, costosa, lenta, burocrática, poco sustentable y totalmente obsoleta (no “conversa” con el desarrollo actual de las empresas y su tecnología). Ya no es necesario imprimir rendiciones de gastos, contratos de arriendo, formularios de autoatención y demás documentos que incluso requieren firma electrónica.
“Chile es reconocido dentro de Latinoamérica por ser un ‘early adapter’, es decir, una sociedad que adhiere tempranamente a los cambios tecnológicos y un precursor en esta materia. Actualmente, la penetración de sistemas en la nube alcanza el 60%”, manifiesta Rodrigo Mortara, gerente general de Despapeliza, la única empresa validada por la Dirección del Trabajo para realizar procesos de desmaterialización de documentos laborales, según la Ordenanza N° 3122, y que cuenta con soluciones que son transversales a cualquier actividad de empresa y tamaño, por lo mismo, en este contexto de acelerada digitalización —acentuada por la pandemia— Despapeliza busca conquistar un mercado en crecimiento y ávido de incorporar este tipo de servicios.
“La plataforma de Gestor Documental de Despapeliza se implementa en un promedio de cuatro semanas, plazo en el que la organización va paulatinamente digitalizando sus documentos y viendo in situ los beneficios de agilidad de procesos y ahorro en los costos”, añade el ejecutivo. No obstante, enfatiza en que es necesario que la empresa cuente con un plan y una actitud hacia el cambio de cultura organizacional orientada a la digitalización de sus operaciones.
Al respecto afirma que “el cambio organizacional debe venir desde los altos mandos de la empresa como de sus colaboradores, instalando la conciencia de acelerar las iniciativas digitales entre los colaboradores”. Entre las dificultades para lograr este cambio organizacional está el temor a lo desconocido, donde predomina la preferencia por mantener los antiguos y ya sabidos procesos mecánicos, y la incredulidad de los beneficios que las soluciones tecnológicas proporcionan. El costo v/s inversión es otro prejuicio. “Despapeliza es una inversión, no un costo, ya que entrega un beneficio para la empresa en términos de ahorro de tiempo, dinero y optimización de otros activos”, precisa el profesional.
Es importante subrayar que Despapeliza lleva 12 años dedicada a la integración digital, automatización de procesos y desarrollo de soluciones de firma electrónica. “Las plataformas tecnológicas de Despapeliza permiten automatizar procesos en tiempos comparativamente impensados, gracias a la parametrización de nuestras plataformas, con lo que se logran objetivos concretos en tiempos definidos, y sumando agilidad a los procesos de nuestros clientes. Entregamos, además, soluciones en la nube y un repositorio de documentos a sólo un click de distancia. Con las soluciones digitales remotas, se puede firmar lo que quiera, cuando quiera, como quiera, donde quiera y con quien quiera”, explica Rodrigo Mortara.
Un sistema de organización de documentos digital, tiene la gran ventaja de que se puede extender a todas las áreas de la empresa: desde procesos productivos, administrativos, hasta logística, todo en tiempo real y desde cualquier ubicación geográfica. “Con la distancia social y el aforo limitado de la pandemia, el trabajo presencial en las oficinas será cada vez menos, por lo que contar con un sistema de gestión documental remoto y accesible es clave para mantener operaciones fluidas entre colaboradores que no comparten oficina. Además, ahora los documentos digitales están al mismo nivel de validez de los impresos”, detalla el ejecutivo.
También destaca un importante atributo diferenciador frente a soluciones de la competencia: “La plataforma de Despapeliza funciona en base a un software pre-hecho al que se le ingresan los parámetros deseados para adaptarse a las necesidades de cada cliente, minimizando los tiempos de implementación y costos”. De esta forma, los clientes ahorran dinero ya que no deberán invertir en costosos desarrollos a medida.
Equipo Prensa
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