La digitalización de documentos ha pasado de ser una opción conveniente a convertirse en una necesidad para mantener la eficiencia y la competitividad en el entorno empresarial. El aceleramiento en la transformación digital, tanto en las oficinas centralizadas tradicionales como en los nuevos entornos laborales remotos, requieren de tecnologías acordes que maximicen los procesos de gestión y administración de documentos.
Pero ¿por qué digitalizar documentación? Muchas son las razones, pero quiero compartir las principales:
Incremento de la productividad:
La digitalización de documentos en la industria ha llevado a un aumento significativo de la productividad, porque al eliminar los procesos manuales y basados en papel, las empresas pueden acceder y gestionar información de manera más rápida y eficiente. Esto permite una toma de decisiones más ágil, mayor colaboración entre equipos y disminuir errores. Al acceder a los documentos desde cualquier lugar y compartirlos de forma fácil y muy rápida, se reducen los costos y se adquiere información más precisa . A nivel gubernamental, por ejemplo, que es un sector que avanza de manera acelerada en la digitalización, esta tecnología perfecciona los procesos y provee una administración eficiente, elemento clave para la mejora continua de los servicios.
Ahorro de espacio y costos:
Otra de las ventajas de la digitalización de documentos es que elimina la necesidad de almacenamiento físico y archivadores voluminosos. Los documentos digitales se pueden guardar en servidores o en la nube, lo que reduce los costos asociados y elimina la problemática de la superficie finita en las oficinas asociado al mantenimiento de archivos físicos. Además, el espacio físico liberado puede utilizarse de manera más productiva para otras actividades.
Acceso y colaboración remota:
Cuando vemos que el trabajo actual puede ser desde cualquier lugar, es necesario acceder también a los archivos necesarios remotamente, lo que facilita el trabajo en equipo y la colaboración entre las diferentes áreas de una empresa, que pueden compartir documentos de forma fácil y muy rápida. Epson, en este aspecto, puede aportar gracias a sus equipos de escáner o multifuncionales, así como a través de softwares complementarios específicos. El programa Document Capture Pro, compatible con gran parte de la línea de escáner e impresoras multifuncionales corporativas, permite la captura de la información al digitalizar y detectar textos, transformar el documento en un archivo editable y aplicar inteligencia en el almacenamiento de los documentos.
Seguridad y protección de datos:
Los datos son el principal activo de las empresas y sumado a que Chile es uno de los principales focos de ciberataques en la región. Así, la digitalización de documentos resulta muy relevante para una mayor seguridad y protección de datos, ya que la información se puede encriptar y respaldar fácilmente, lo que minimiza el riesgo de pérdida o robo de datos confidenciales. Además, es posible establecer permisos y controles de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas puedan revisar determinados documentos. En la banca o industria financiera, la necesidad de manejar grandes cantidades de documentos e información confidencial es muy alta, por lo que la eficiencia, seguridad, ahorro y fácil acceso que se logra alcanzar con la digitalización, los ha puesto a la vanguardia entre los rubros que se ha sumado más rápido a la transformación digital. En este sentido, al digitalizar los documentos y aplicar inteligencia en la captura y almacenamiento, se logra una mayor seguridad y protección de la información. Los documentos se pueden respaldar en la nube o servidores seguros con control de acceso, seguimiento y trazabilidad de movimientos, identificando quiénes han accedido o hecho modificaciones.
La digitalización de documentos a nivel industrial es un paso crucial hacia la eficiencia, la productividad y la competitividad en el entorno empresarial actual. Incluso en la industria de la salud, por ejemplo, también se ha hecho necesario agilizar la digitalización, ya que se maneja información confidencial de los pacientes, por lo cual es muy importante que la información sea correcta y precisa, y se debe mantener de forma ordenada y con acceso rápido y seguro para que quienes deban tomar decisiones con ella, puedan hacerlo de la mejor forma.
Este proceso de evolución tecnológica es un camino hacia el futuro de la gestión empresarial y una oportunidad para impulsar la transformación industrial en la era digital, y hoy contamos con las herramientas tecnológicas necesarias para lograrlo.
Acerca de Epson
Epson es líder mundial en tecnología dedicada a convertirse en una empresa indispensable para la sociedad conectando a personas, cosas e información con sus tecnologías eficientes, compactas y de alta precisión. La empresa tiene como objetivo impulsar las innovaciones y exceder las expectativas de los clientes en el ámbito de la impresión de inyección de tinta, comunicaciones visuales, dispositivos móviles y robótica.
Epson se enorgullece de sus contribuciones para lograr una sociedad sustentable y de sus constantes esfuerzos para alcanzar los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas. Liderada por Seiko Epson Corporation con sede en Japón, el Grupo Epson genera, a nivel mundial, ventas anuales con un valor superior a JPY 1 trillion.
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