¿Cómo asegurar el valor del portafolio de iniciativas TI?

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¿Cómo asegurar el valor del portafolio de iniciativas TI

 

Definir el conjunto de iniciativas del portafolio, priorizarlas y medir su desempeño, son algunas de las claves a tener en cuenta, para el éxito del proyecto.

Un portafolio de alto valor es un “conjunto de iniciativas que el negocio define como prioridad, pues todos se conectan directamente con los objetivos estratégicos y desafíos del negocio. El desafío del negocio consiste en definir ese portafolio”, sostuvo Óscar Runín, ejecutivo gerencial de áreas de desarrollo de Software y Tecnologías de la Información, durante su presentación en el encuentro organizado por el Centro de Gestión de Información para los Negocios (CGIN) de la FEN U. de Chile.

Para definir ese conjunto de iniciativas, las organizaciones deben crear los mecanismos y definir las metodologías, que les permita asegurar una adecuada combinación de riesgo/valor para las iniciativas del portafolio, que pueden compartir los objetivos estratégicos del negocio. Un aspecto clave es comunicarlas a la organización para dar sentido a los esfuerzos de los equipos y que estos se preparen para cambiar, aseguró. 

Una iniciativa TI surge a partir de la necesidad del negocio de solucionar un problema o aprovechar una oportunidad. Entendiendo que las capacidades o presupuestos son limitados, es “necesario tener un proceso claro y definido, con roles, Service Level Agreement (SLAs), reglas y KPIs”. 

En esa línea, Runín aclaró que es fundamental contar “con un proceso de gestión de la capacidad de recursos que mida el uso de la fuerza de trabajo (interna y externa), horas internas, control de costos, y el cálculo de las rentabilidades”. Asimismo, puso énfasis en que debe revisarse al final del proceso si estas iniciativas aportaron el valor esperado para la estrategia del negocio y si se hizo un correcto diseño.

Por ejemplo, al medir los objetivos del negocio asociados al desempeño financiero/comercial estos deberían dar como resultado un aumento de flujo de efectivo, los márgenes o las ganancias. Para el caso de los objetivos operacionales/funcionales, debería ser la reducción en los tiempos de desarrollo de nuevos productos y aumento en la capacidad de procesamiento de pedidos, explicó.

Priorizar

Para determinar qué iniciativas son prioritarias en relación a otras, resulta clave considerar la estrategia de la empresa, destacó Runín. “Eso implica que encontrarás iniciativas de alto valor y retorno que será evidente priorizar, aquellas que no son de alto retorno económico o de retorno evidente, pero que apuntan a objetivos estratégicos, y que consumen de algún recurso escaso que no tiene disponibilidad cercana”. En esa labor, se deben revisar los gastos de capital y operativos; así como otras dimensiones del negocio, tales como los beneficios para el negocio, importancia estratégica, riesgos y esfuerzo del proyecto y urgencia. Un adecuado proceso de la gestión de demanda y gestión de la capacidad asegurará el éxito, acotó.

Carlos Vizcaya, gerente de Desarrollo experimentado y con un historial demostrado de trabajo en la industria del Retail, quien también participó del encuentro aseguró que un aspecto importante es tener el control y dar visibilidad de las iniciativas del portafolio, para mostrar lo que se está haciendo. Runín añadió que, además, siempre se deben medir los resultados de estas iniciativas. Especificó que las iniciativas deben ser parte del portafolio, aun cuando estas no sean identificadas como prioritarias, pero son esenciales para el funcionamiento de la organización, especialmente aquellas relacionadas con la seguridad de información y varias otras regulaciones de operación. 

“De todo lo que se ha analizado el factor de éxito común es la comunicación que viene desde la dirección hacia abajo, así como también la cultura organizacional y la gestión del cambio que implican la incorporación de cambios relevantes en los portafolios de las organizaciones. Y otro elemento importante es la habilidad de cada uno de los integrantes del equipo de ser sensibles a las necesidades de los demás”, señaló el director del CGIN y profesor FEN, Gustavo Zurita.

Añadió que si bien no siempre las personas toman en cuenta estos aspectos, son esenciales para generar sinergia y cohesión, lo que es clave para conseguir eficiencia y productividad, en el cumplimiento de los objetivos de negocio y el portafolio.

 

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