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La gestión de documentos en los negocios requiere de un enfoque integral y proactivo que contribuya a mantener un entorno seguro.

Santiago, 04 de enero de 2023.- Las nuevas metodologías de trabajo; presencial, en el hogar e híbridas están ejerciendo una presión cada vez mayor en las empresas, las cuales deben buscar métodos y soluciones efectivas para contrarrestar los ciberataques cada vez más recurrentes.

Con las nuevas tendencias de trabajo, los ciberdelincuentes están más activos y en la búsqueda de nuevas formas de vulnerar el entorno digital de los negocios.

“Los datos que almacenan las empresas son infinitos, por esta razón las compañías deben evolucionar a un enfoque holístico en el uso y almacenamiento de información, además de comprender cómo funciona la seguridad de su data”, explica Michael Escudero, Supervisor, Product & Solution Marketing de Canon Chile.

Las empresas deben incorporar la seguridad en sus estructuras, procesos y las prácticas de trabajo cotidianas de sus colaboradores. Para ello, deben ser proactivas al educar y brindar sistemas de gestión de información sencillos y seguros para diferenciarse del resto.

“Las tendencias laborales han cambiado increíblemente en los últimos años. Hoy vemos cómo las organizaciones manejan los datos desde dispositivos periféricos y la nube, lo que puede ser riesgoso y una atracción para los ciberdelincuentes. Sin embargo, esto se puede combatir con sistemas de seguridad de gestión de documentos a lo largo de todo su ciclo de vida”, comenta Escudero.

El ciclo de vida de la información pasa por diversos procesos, a los cuales las compañías deben prestar atención. Para ello, Canon te explica cuáles son los tres pilares fundamentales a monitorear que ayudarán a empoderar a las organizaciones en materia de ciberseguridad:

Gestión de impresión. Es esencial asegurar los procesos de principio a fin. Al imprimir, es necesario que las compañías aseguren el envío de documentos a la impresora hasta que ésta los libera. Para esto, la protección de los dispositivos que se conectan a la red administrativa es fundamental, ya que de esta manera las empresas y sus colaboradores pueden evitar filtraciones de datos.

El uso de softwares como uniFLOW, además de ahorrar tiempo y dinero, proporcionan un control efectivo sobre todo el grupo de impresoras y dispositivos multifuncionales, ofreciendo seguridad desde cualquier lugar gracias a la autenticación de dispositivos.

Gestión de capturas. Asegurar la digitalización de los documentos en papel es necesario cuando son distribuidos a diferentes destinos. En este sentido, las compañías deben mejorar la seguridad de sus documentos al controlar el acceso a las funciones de escaneo para que la información no caiga en manos equivocadas.

Gestión de documentos. Una vez que los datos han pasado por procesos de impresión, escaneo y almacenamiento en la nube o aplicaciones locales, es obligatorio asegurar el cumplimiento de la normativa de protección de datos de cada empresa y reforzar las medidas de seguridad y accesos. Para lograrlo de manera efectiva, la solución Therefore de Canon proporciona un flujo rápido y eficiente con acceso, almacenamiento, edición y procesamiento seguro en un clic.

“Esta solución permite que las empresas cumplan con las normativas y mantengan sus datos seguros gracias a sus controles de acceso avanzados, derechos de acceso y medidas contra posibles manipulaciones fraudulentas”, asegura Escudero.

Alinear la seguridad y las operaciones comerciales efectivamente no sería posible sin métodos, soluciones y estrategias que resguarden los sistemas y procesos. Los sistemas deben ser revisados periódicamente y adaptarse a los nuevos panoramas tecnológicos, regulatorios y de ciberseguridad.

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Equipo Prensa
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